BPOサービス / 文書の電子化（スキャニング）・保管サービス実績

リース会社様文書電子化業務

「原票45,000文書（冊）、電子化イメージ数1,800,000件」

業務内容

1. 電子化

文書種類

契約書

文書サイズ

A4～A3

納品ファイル

PDFマルチファイル、200dpi、モノクロ

ファイル名

文書リストから生成付与。例）契約者名＋日付＋契約番号等

使用スキャナー

AF、FB

納品媒体

専用クラウドサーバー上に納品

工程

1. お客様より原票及び文書リストをご提供（配送）
2. 弊社センターにて電子化作業
3. データ納品、原票返却

本案件特徴

1. 既に倉庫会社にて保管済の契約書を電子化
2. 大量の文書を箱管理していた為、原票受領日と返却日を毎週定め、分割対応
3. クラウドサーバーサービスにて、納品とお客様社内運用に利用

鉄鋼メーカー様文書電子化業務

「原票1,500文書（冊）、電子化イメージ数500,000件」

業務内容

1. お客様の保管文書調査（棚卸）
2. 文書リスト作成
3. 電子化
4. 検索システム向けファイル情報（タグ情報）リスト作成

文書種類

製品情報文書、営業文書、契約書、稟議書、製品図面（青焼等含む）

文書サイズ

A6～A0（大判）、B6～B0（大判）、長尺文書及び写真（1m～）

納品ファイル

PDFマルチファイル、300dpi、カラー
一部指定分をDocuWorksファイルに変換し納品

ファイル名

お客様の検索システムに合わせた指定ファイル名

使用スキャナー

AF、FB、ブックスキャナー、大判スキャナー

納品媒体

外付けHDD、RAID1（ミラーリング）構成

工程

1. お客様先にて文書を確認、文書リスト作成
2. 各書類にバーコードシール貼付し搬出
3. 弊社センターにて電子化作業
4. データ納品、原票返却

本案件特徴

1. 長年保管されていた文書が多く、お客様も把握されてない文書もあった為、弊社担当者が現地にて調査。全文書を確認し、リスト化。作成したリストを元にお客様が電子化する文書を選別し作業実施。
2. 劣化も激しい過去文書が大量であった為、各文書（冊）にバーコードシールを貼付、原票管理や工程管理に使用し、安全・効率化を徹底。
3. 電子化の作業中にも必要になる原票が多数存在した為、上記原票管理と工程管理システムにより、大量な文書の中からの所在確認を容易とし、お客様業務が滞りなく遂行できるよう対応。
4. 文書の劣化など状況に合わせ、随時お客様と調整し、最適な電子ファイルを作成。（基準はカラーであるが、文書によりモノクロのほうが見易い等）
5. お客様の検索システムにて利用を前提とした為、1電子ファイルごとにファイル情報（タグ情報）リストを作成。1イメージごとにオペレーターが各項目を確認し（画像から読み取り）、リスト作成。（手入力）ファイル名も同様。

マンションデベロッパー様文書電子化業務

「原票1,000文書（冊）、電子化イメージ数10,000件」

業務内容

1. 電子化
2. 検索システム向けファイル情報（タグ情報）リスト作成

文書種類

契約書、物件パンフ（間取り図面等含む）

文書サイズ

A4～A2

納品ファイル

PDFマルチファイル、300dpi、カラー

ファイル名

文書リストから生成付与。例）物件名+日付等

使用スキャナー

AF、FB、ブックスキャナー

納品媒体

DVD

工程

1. お客様より原票及び文書リストをご提供（配送）
2. 弊社センターにて電子化作業
3. データ納品、原票返却

本案件特徴

1. 契約書については、テープ製本されていた為、ブックスキャナーにて電子化。
2. 過去の物件パンフの劣化など状況に合わせ、随時お客様と調整し、最適な電子ファイルを作成。
3. お客様の検索システムにて利用を前提とした為、1電子ファイルごとにファイル情報（タグ情報）リストを作成。1イメージごとにオペレーターが各項目を確認し、リスト作成。（手入力）
4. 物件パンフについては、廃棄前提とし、冊子を裁断し、AF（オートシードフィーダー）にてスキャニング。

電気設備工事会社様文書電子化業務

「原票400文書（冊）、電子化イメージ数60,000件」

業務内容

1. 電子化

   文書種類

   施工図、機器完成図書、アフター受付書、施工要領書等

   文書サイズ

   B5～A2

   納品ファイル

   PDFマルチファイル、300dpi、モノクロ

   ファイル名

   文書リストから生成付与。例）施工年度＋物件名等

   使用スキャナー

   AF、FB

   納品媒体

   CD

2. ファイル情報リスト作成

   電子化ファイルの検索用リスト作成：各ファイルの情報を拾いだし、エクセルにてリスト作成。
   項目例）施工年度、物件名（正式、工事、ゼネコン名、メーカー名など）

3. CADデータ変換

   既存のCADデータ（以前利用のCADやJWファイル）をPDF変換

工程

1. お客様より原票及び文書リストをご提供（配送）
2. 弊社センターにて電子化作業
3. データ納品、原票返却（一部、弊社にて廃棄処理）

本案件特徴

1. 日々増加する物件書類を電子化し利用する事での業務効率化
2. 保管文書の整理をすることで廃棄可能な文書は電子化し、保管スペースの節約を実施
3. 以前利用していたCADソフトなどのCADデータをPDF変換し、電子化した物件書類データと連携し利用、業務効率化を図った。